Escoltar

Convenis i acords marc

Conveni de col·laboració entre el Col·legi Oficial de Metges de les Illes Balears i la Universitat de les Illes Balears per establir línies de col·laboració en matèria de biblioteconomia, arxiu històric i digitalització

Palma, 8 de novembre de 2017

REUNITS

D'una banda, el president del Col·legi Oficial de Metges de les Illes Balears (COMIB), doctor Antoni Bennasar Arbós, amb DNI (...), com a representant d'aquest.

I de l’altra, el doctor Llorenç Huguet Rotger, Rector Magnífic de la Universitat de les Illes Balears (UIB), com a representant d’aquesta institució, segons el que estableixen la Llei orgànica 6/2001, de 21 de desembre, d’universitats, modificada per la Llei orgànica 4/2007, de 12 d'abril, i el Decret 64/2010, de 14 de maig, pel qual s'aproven els Estatuts de la UIB.

ANTECEDENTS

La Universitat de les Illes Balears, a través del seu Servei de Biblioteca i Documentació, té els mitjans tècnics i l'experiència necessaris en matèria de biblioteconomia i arxiu històric i per dur a terme projectes de digitalització, preservació digital a llarg termini i construcció de biblioteques digitals.

El Col·legi Oficial de Metges de les Illes Balears té un valuós fons documental, tant a la seva biblioteca com al seu arxiu històric en format paper, per la qual cosa vol establir diverses línies de col·laboració en matèria de digitalització, accés obert (Open Access Initiative), catalogació, ordenació i gestió documental.

La UIB, d'acord amb els seus Estatuts, té entre les seves missions la col·laboració amb les institucions de la comunitat autònoma de les Illes Balears, amb una atenció especial a l'estudi de la cultura catalana i el desenvolupament científic, tècnic i artístic de les Illes Balears. I considera que aquest fons documental del COMIB és d’especial importància en aquest sentit i que establir les línies de col·laboració esmentades facilitarà a la comunitat universitària i al conjunt dels ciutadans de les Illes Balears l'accés a la informació continguda al seu fons.

I convençuts de l’interès recíproc per establir i desenvolupar relacions de cooperació entre ambdues institucions, d'acord amb llurs respectives atribucions, han establert els següents

ACORDS

Primer. Tipus de cooperació

Per aquests motius i ateses l'experiència i la reconeguda capacitat tècnica de la UIB en aquest camp, ambdues institucions, el COMIB i la UIB, signen el present conveni, mitjançant el qual es comprometen a col·laborar en matèria de digitalització, preservació digital, accés obert (Open Access Initiative), catalogació, ordenació i gestió documental.

Segon. Equip de treball

La realització d'aquests treballs serà coordinada pel president del COMIB i pel director del Servei de Biblioteca i Documentació de la UIB. Els coordinadors dels treballs podran sol·licitar la col·laboració de les persones que considerin convenients per al seu bon desenvolupament. Cada una de les entitats, individualment, serà responsable de les persones que treballin i/o es contractin per a aquesta finalitat.

En el sentit exposat, els responsables o interlocutors de cadascuna de les institucions signants es reuniran per programar i detallar amb exactitud l’ordre prioritari i la selecció de documents a digitalitzar.

Tercer. Compromisos

La UIB es compromet a iniciar la primera línia de col·laboració en matèria de digitalització, catalogació i preservació digital amb les accions següents:

  1. Descripció i inventari de les sèries documentals amb el programari d’Arxiu històric de la UIB, basat en ICA-ATOM, aplicant els estàndards internacionals de descripció arxivística ISAD-G i ISAAR.
  2. Digitalització de les actes i la documentació històrica més important del COMIB des de la seva creació fins a l’actualitat (annex 1), amb un total de 17.498 pàgines, la major part manuscrites.
  3. Obtenció d’una versió digital en format pdf de cada llibre d’actes i cada expedient.
  4. Dipòsit aquesta versió digital en un sistema estandarditzat de preservació digital a llarg termini per vetllar per la seva preservació.
  5. En cas que la selecció final duta a terme per part de l’equip de treball sobre els documents a digitalitzar suposi una variació del nombre de documents i/o pàgines a digitalitzar respecte del que s’especifica a l'annex I del present conveni, el preu pel servei serà adaptat d'acord amb aquesta variació. En cap cas aquesta variació no suposarà un cost de digitalització superior al preu pactat al present conveni.

El COMIB es compromet a:

  1. Aportar a la UIB els documents originals especificats a l’annex 1 d’aquest conveni.
  2. Nomenar un responsable tècnic que serà l’interlocutor amb la direcció del Servei de Biblioteca i Documentació. A aquest efecte el COMIB nomena el cap del departament de comunicació del Col·legi, senyor Juan José Sánchez, i el doctor José Tomás Monserrat com els encarregats de coordinar i fixar l’ordre i la prioritat dels documents a l’hora de ser digitalitzats.
  3. Aportar la quantitat de 6.181,94 euros (més els imposts corresponents). Aquesta quantitat serà abonada en el moment en què la UIB facturi aquesta primera línia de col·laboració. El pagament s’efectuarà en dos terminis. En el moment d’inici del treball de digitalització s’abonarà el 50% del cost total, i es procedirà a abonar la quantitat restant en el moment d’entrega del material digitalitzat.

Quart. Col·laboració de la Banca March

Es vol deixar constància en aquest conveni que aquesta primera línia d’actuació és possible gràcies a l’aportació econòmica desinteressada de la Banca March per contribuir al desenvolupament cultural, científic i tècnic de les Illes Balears.

En el sentit exposat, el COMIB i la Banca March signaren un conveni de col·laboració el dia 26 d’abril de 2016.  En aquest conveni les parts signants es varen atorgar una sèrie de drets i obligacions entre les quals es troba l’obligació del COMIB a fer referència a la Banca March, atesa la seva condició d’entitat que aporta actualment el capital necessari per dur a terme la digitalització que es pacta en aquest conveni.  Per aquest motiu, al text introductori de la col·lecció digital es farà menció d’aquesta participació de la Banca March, i així mateix a la capçalera de la col·lecció digital s'hi introduirà la imatge corporativa d’aquesta entitat bancària. Finalment, al registre bibliogràfic en format Dublin Core i al camp dc.Publisher per a cada document es farà menció textual expressa de la participació de la Banca March.

Cinquè. Vigència i durada

El present conveni entrarà en vigor el dia que se signi i té una validesa de dos anys, període que es renovarà automàticament. Una vegada acabat el termini de vigència pactat, es prorrogarà en les mateixes condicions, mentre no hi hagi un preavís d’ambdues parts en un termini d’un mes abans de l’acabament de l’acord.

Ambdues institucions podran iniciar, de mutu acord, línies de col·laboració addicionals en matèria de digitalització, preservació digital, accés obert (Open Access Initiative), catalogació, ordenació i gestió documental afegint addendes al present conveni.

I com a prova de conformitat amb tot l'anterior, se subscriu al lloc i en la data indicats el present conveni de col·laboració.

Pel Col·legi Oficial de Metges de les Illes Balears,
Antoni Bennasar
President

Per la Universitat de les Illes Balears,
Llorenç Huguet

Rector

Diligència

El present conveni el va aprovar el Consell de Direcció de data 25 de juliol de 2017 i el va ratificar el Consell de Govern en data 26 de setembre de 2017, de conformitat amb el que estableixen els articles 24.2.24 i 147.2 dels Estatuts de la Universitat de les Illes Balears, aprovats pel Decret 64/2010, de 14 de maig (BOIB núm. 76, de 22 de maig).

Preguntes freqüents sobre convenis

  1. Qui pot proposar la signatura de convenis a la UIB?
  2. A quin òrgan s’han de presentar les propostes de convenis?
  3. Quina documentació s’ha d’adjuntar a la proposta?
  4. Quin és l'òrgan competent per signar convenis a la UIB?
  5. Qui és el representant legal de la UIB?
  6. Diferència entre un acord marc i un conveni específic
  7. Es pot fer un conveni específic sense que s’hagi fet un acord marc prèviament?
  8. Si hi ha obligacions financeres, què caldrà incloure a la proposta de conveni?
  9. Quan es pretengui modificar una o més clàusules d’un conveni, caldrà fer un conveni nou?
  10. Quan es pot modificar un conveni?
  11. Es pot canviar l’objecte inicial del conveni?
  12. Quina vigència ha de tenir un conveni?
  13. Es pot prorrogar un conveni?
  14. Qui aprova els convenis?
  15. Qui autoritza la ratificació i revocació, si escau, dels convenis?
  16. Es pot signar un conveni si no està ratificat?

Qui pot proposar la signatura de convenis a la UIB?

La iniciativa de subscriure convenis correspon tant al personal com als òrgans de la UIB (article 147.2 dels Estatuts).

A quin òrgan s’han de presentar les propostes de convenis?

L’òrgan competent per tramitar convenis és la Secretària General, en virtut del que estableix la Resolució 12718/2018, del dia 10 d’abril, per la qual es fixa una nova distribució de serveis i competències entre els membres del Consell de Direcció (FOU núm. 464):

«g. Dirigir i coordinar les funcions referents a: les publicacions oficials de la universitat (FOU), l’assessorament jurídic i la tramitació dels convenis.»

La Secretaria General s’encarrega de la tramitació (no de l’elaboració) de convenis.

Quina documentació s’ha d’adjuntar a la proposta?

El proponent ha d’enviar la proposta consensuada amb l'altra part a la Secretaria General <secretaria.general@uib.es>. La proposta s’ha de trametre en document Word per correu electrònic. La proposta ha de ser en català si l’entitat o les entitats amb què signam el document estan ubicades a l'àmbit territorial de parla catalana, o en castellà si es tracta d’entitats ubicades en territori espanyol.

Quin és l'òrgan competent per signar convenis a la UIB?

El representant legal de la UIB.

Qui és el representant legal de la UIB?

El representant legal de la UIB és el Rector. El Rector és l'òrgan competent per firmar convenis, perquè té atribuïda la representació de la Universitat (art. 20.1 de la LOU i art. 38 dels Estatuts): el Rector és la màxima autoritat acadèmica i en té la representació.

Diferència entre un acord marc i un conveni específic

A l’acord marc s’estableixen les línies directrius que obliguen les parts; al conveni específic es desenvolupa i especifica alguna o totes les obligacions contingudes en un acord marc.

Es pot fer un conveni específic sense que s’hagi fet un acord marc prèviament?

Sí. Es pot fer un conveni específic quan s’estableixin les obligacions a què es comprometen les parts.
D'acord amb la normativa vigent per la qual es regeixen els convenis (Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic, LRJSP), és necessari que el conveni s’acompanyi d’una memòria justificativa on s’analitzi:

  • La necessitat i oportunitat
  • L’impacte econòmic
  • El caràcter no contractual de l’activitat
  • El compliment del que preveu la llei.

Si hi ha obligacions financeres, què caldrà incloure a la proposta de conveni?

En aquest cas, el conveni ha dur adjunta o ha d’incloure una memòria econòmica en què se n’ha de fer constar cost aproximat, periodicitat i finançament. En cas d’obligacions econòmiques assumides per la Universitat, s’ha d’expressar el concepte pressupostari amb càrrec al qual es finançarà el conveni, i la persona, òrgan o unitat que assumeixi l’obligació de pagament.

Quan es pretengui modificar una o més clàusules d’un conveni, caldrà fer un conveni nou?

No, no serà necessari fer un conveni nou. En aquests casos es farà una addenda o un document administratiu que completi el conveni o l’acord de què es tracti.

Quan es pot modificar un conveni?

Un conveni es pot modificar mentre sigui vigent.

Es pot canviar l’objecte inicial del conveni?

La modificació no pot afectar l’essència del conveni.

Quina vigència ha de tenir un conveni?

La durada del conveni ha de ser concreta, no pot ser indefinida i no pot ser superior a quatre anys, tret que normativament es prevegi un termini superior.

Es pot prorrogar un conveni?

Si és el cas, la pròrroga s’ha d’acordar de forma unànime entre les parts dins el període de vigència del conveni. Si el conveni té una durada de quatre anys, se’n pot acordar una pròrroga per quatre anys addicionals com a màxim o l’extinció. Per tant, els convenis poden tenir una durada màxima de vuit anys, pròrrogues incloses, tret que normativament s’hagi pogut establir un termini superior.
La pròrroga ha de ser sempre expressa, no pot ser tàcita en cap cas.

Qui aprova els convenis?

La iniciativa de subscriure convenis l’ha d’aprovar el Consell de Direcció: «La iniciativa de subscriure convenis correspon tant al personal de la UIB com als òrgans de la UIB i l’aprova el Consell de Direcció» (art. 147.2 dels Estatuts).

Qui autoritza la ratificació i revocació, si escau, dels convenis?

Aquesta competència recau en el Consell de Govern (art. 24.2.24 dels Estatuts).

Es pot signar un conveni si no està ratificat?

Sí, un cop aprovat pel Consell de Direcció, es pot signar el conveni. En cas que el Consell de Govern no el ratifiqui posteriorment, el conveni s’haurà de rescindir i deixarà de tenir efectes.