Escoltar

Convenis i acords marc

Addenda al conveni ref. 3318 entre l’Ajuntament de Campanet i la Universitat de les Illes Balears, per dur a terme la segona fase de l’ordenació, catalogació i digitalització de l’Arxiu Històric Municipal

Palma, 28 de juliol de 2018

Reunits

D’una banda, la senyoraMagdalena Solivellas Mairata, batllessa de Campanet, com a representant de l’Ajuntament de Campanet, amb CIF P0701300C i domicili al carrer Major Font, 25, 07310 Campanet.

I de l’altra, el senyor Llorenç Huguet Rotger, Rector Magnífic de la Universitat de les Illes Balears, com a representant d’aquesta, segons el que estableixen la Llei orgànica 6/2001, de 21 de desembre, d’universitats, modificada per la Llei orgànica 4/2007, de 12 d’abril, i el Decret 64/2010, de 14 de maig, pel qual s’aproven els Estatuts d’aquesta universitat.

Es reconeixen mútuament la capacitat legal suficient per obligar les entitats respectives i

Manifesten

PRIMER.Que el 25 d'octubre de 2016 la UIB i l’Ajuntament de Campanet signaren el conveni de ref. 3318,amb el qual escomprometien a dur a terme l’ordenació, catalogació i digitalització de l’Arxiu Històric de Campanet. S’hi preveia que es duria a terme en diverses fases a mesura que hi hagués disponibilitat pressupostària per anar-les abordant.

SEGON.Queun cop conclosa la primera fase, signen aquesta addenda per dur a terme la segona, que inclou els compromisossegüents.

Clàusules

PRIMERA. Modalitats de col·laboració

La UIB, a través del Servei de Biblioteca i Documentació,es compromet a dur a terme la segona fase del pla d’ordenació, catalogació i digitalització de l’Arxiu Històric de Campanet, que es concretarà en les accionssegüents:

Catalogació
  • Catalogar informàticament fins al nivell d’unitat documental composta el conjunt de la documentacióhistòrica. Les descripcions es realitzaran d’acord amb la norma ISAD-G, mitjançant el programari ATOM de la UIB.
  • Catalogar informàticament fins al nivell d’unitat documental simple els documents més antics, els més valuosos i aquells que corren més perill de fer-se malbé. Les descripcions es realitzaran d’acord amb la norma ISAD-G, mitjançant el programari ATOM de la UIB.
Condicionament i protecció
  • Ordenar i protegir la documentació dins contenidors adequats: arxivadors de cartró, carpetes i fulls separadors. (Per a la documentació manuscrita antiga,amb material de pH neutre, i normalitzat.) Retolar provisionalment els contenidors d’acord amb el QdCD.
  • Reordenar físicament el fons d’acord amb el QdCD i retolar definitivament els contenidors.
  • Associar els contenidors amb els documents descrits al programari ATOM de la UIB.
Digitalització
  • Definir un pla de prioritats de digitalització sobre la base de la necessitat de conservació i de l’interès de difusió dels documents catalogats.
  • Digitalitzar els documents a què fa referència el punt anterior, com a mesura de preservació (pel que fa als que es troben en mal estat de conservació) i de difusió, oferint el text complet dels documents digitals associats a la seva catalogació des del programari ATOM de la UIB. La primera fase en total serien 14.458 fulls, que inclourien
    • Consells 1528-1718; 2.780 fulls
    • Diners i forments 1571-1712; 1.165 fulls
    • Registre deresses carnisseria 1736-1817; 102 fulls
    • Llibre d’oïdors de comptes i clavaria 1596-1781; 3.477 fulls
    • Cadastres 1600-1785; 1.508 fulls
    • Llibres de la Cort Reial 1578-1683; 4.736 fulls
    • Testaments 1606-1779; 590 fulls
    • Pergamins; 100 fulls
  • Dur a terme la preservació digital a llarg termini dels documents digitalitzats, complint l’estàndard OAIS,mitjançant el sistema LIBSAFE de la UIB.

SEGONA. Obligacions

L’Ajuntament de Campanet es compromet a:

  1. Facilitar l’accés del personal tècnic del Servei de Biblioteca i Documentació de la UIB a la documentació del’arxiu sobre la qual s’ha d’actuar i a les dependències on està ubicada.
  2. Autoritzar el trasllat a la UIB del material documental que s’hagi de digitalitzar durant el temps necessari per dur a terme l’operació.
  3. Adquirir el material necessari per a l’allotjament de la documentació objecte d’ordenació.
  4. Abonar la quantitat de 39.754 euros, IVA inclòs, per finançar les despeses derivades de les tasques descrites a la clàusula primera. El pagament es farà efectiu un cop els serveis administratius de la UIB hagin emès la factura corresponent.

QUARTA. Vigència

El present conveni entrarà en vigor a partir de la data de la signatura i té una vigència d’un any, renovable automàticament pel mateix període en cas que no es denunciï. La denúncia ha de fer-se amb una antelació de dos mesos respecte a la data inicial prevista d’acabament o la de qualsevol de les pròrrogues.

CINQUENA. Règim jurídic

Les qüestions litigioses sorgides de la interpretació, la modificació i el desenvolupament de la present addenda i dels efectes que se’n puguin derivar, les resoldrà la comissió de seguiment,integrada,per part de l’Ajuntament de Campanet, pel regidor o regidora amb competències sobre l’Arxiu Històric de Campanet, i per part de la UIB,pel director o directora del Servei de Biblioteca i Documentació. Si les parts no arriben a un acord, sotmetran les qüestions litigioses als òrgans de la jurisdicció competent amb seu a Palma, amb renúncia expressa de qualsevol altra que els pugui correspondre.

I com a prova de conformitat amb el contingut d’aquest conveni i perquè tingui els efectes oportuns, les parts el signen al lloc i en la data indicats a l’encapçalament.

Per l’Ajuntament de Campanet,
Magdalena Solivellas
Batllessa

Per la Universitat de les Illes Balears,
Llorenç Huguet
Rector

Diligència

El present acord marc el va aprovar el Consell de Direcció de data 27 de juliol de 2018i el va ratificar el Consell de Govern en data 26 de setembre de 2018, de conformitat amb el que estableixen els articles 24.2.24 i 147.2 dels Estatuts de la Universitat de les Illes Balears, aprovats pel Decret 64/2010, de 14 de maig (BOIB núm. 76, de 22 de maig).

Preguntes freqüents sobre convenis

  1. Qui pot proposar la signatura de convenis a la UIB?
  2. A quin òrgan s’han de presentar les propostes de convenis?
  3. Quina documentació s’ha d’adjuntar a la proposta?
  4. Quin és l'òrgan competent per signar convenis a la UIB?
  5. Qui és el representant legal de la UIB?
  6. Diferència entre un acord marc i un conveni específic
  7. Es pot fer un conveni específic sense que s’hagi fet un acord marc prèviament?
  8. Si hi ha obligacions financeres, què caldrà incloure a la proposta de conveni?
  9. Quan es pretengui modificar una o més clàusules d’un conveni, caldrà fer un conveni nou?
  10. Quan es pot modificar un conveni?
  11. Es pot canviar l’objecte inicial del conveni?
  12. Quina vigència ha de tenir un conveni?
  13. Es pot prorrogar un conveni?
  14. Qui aprova els convenis?
  15. Qui autoritza la ratificació i revocació, si escau, dels convenis?
  16. Es pot signar un conveni si no està ratificat?

Qui pot proposar la signatura de convenis a la UIB?

La iniciativa de subscriure convenis correspon tant al personal com als òrgans de la UIB (article 147.2 dels Estatuts).

A quin òrgan s’han de presentar les propostes de convenis?

L’òrgan competent per tramitar convenis és la Secretària General, en virtut del que estableix la Resolució 12718/2018, del dia 10 d’abril, per la qual es fixa una nova distribució de serveis i competències entre els membres del Consell de Direcció (FOU núm. 464):

«g. Dirigir i coordinar les funcions referents a: les publicacions oficials de la universitat (FOU), l’assessorament jurídic i la tramitació dels convenis.»

La Secretaria General s’encarrega de la tramitació (no de l’elaboració) de convenis.

Quina documentació s’ha d’adjuntar a la proposta?

El proponent ha d’enviar la proposta consensuada amb l'altra part a la Secretaria General <secretaria.general@uib.es>. La proposta s’ha de trametre en document Word per correu electrònic. La proposta ha de ser en català si l’entitat o les entitats amb què signam el document estan ubicades a l'àmbit territorial de parla catalana, o en castellà si es tracta d’entitats ubicades en territori espanyol.

Quin és l'òrgan competent per signar convenis a la UIB?

El representant legal de la UIB.

Qui és el representant legal de la UIB?

El representant legal de la UIB és el Rector. El Rector és l'òrgan competent per firmar convenis, perquè té atribuïda la representació de la Universitat (art. 20.1 de la LOU i art. 38 dels Estatuts): el Rector és la màxima autoritat acadèmica i en té la representació.

Diferència entre un acord marc i un conveni específic

A l’acord marc s’estableixen les línies directrius que obliguen les parts; al conveni específic es desenvolupa i especifica alguna o totes les obligacions contingudes en un acord marc.

Es pot fer un conveni específic sense que s’hagi fet un acord marc prèviament?

Sí. Es pot fer un conveni específic quan s’estableixin les obligacions a què es comprometen les parts.
D'acord amb la normativa vigent per la qual es regeixen els convenis (Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic, LRJSP), és necessari que el conveni s’acompanyi d’una memòria justificativa on s’analitzi:

  • La necessitat i oportunitat
  • L’impacte econòmic
  • El caràcter no contractual de l’activitat
  • El compliment del que preveu la llei.

Si hi ha obligacions financeres, què caldrà incloure a la proposta de conveni?

En aquest cas, el conveni ha dur adjunta o ha d’incloure una memòria econòmica en què se n’ha de fer constar cost aproximat, periodicitat i finançament. En cas d’obligacions econòmiques assumides per la Universitat, s’ha d’expressar el concepte pressupostari amb càrrec al qual es finançarà el conveni, i la persona, òrgan o unitat que assumeixi l’obligació de pagament.

Quan es pretengui modificar una o més clàusules d’un conveni, caldrà fer un conveni nou?

No, no serà necessari fer un conveni nou. En aquests casos es farà una addenda o un document administratiu que completi el conveni o l’acord de què es tracti.

Quan es pot modificar un conveni?

Un conveni es pot modificar mentre sigui vigent.

Es pot canviar l’objecte inicial del conveni?

La modificació no pot afectar l’essència del conveni.

Quina vigència ha de tenir un conveni?

La durada del conveni ha de ser concreta, no pot ser indefinida i no pot ser superior a quatre anys, tret que normativament es prevegi un termini superior.

Es pot prorrogar un conveni?

Si és el cas, la pròrroga s’ha d’acordar de forma unànime entre les parts dins el període de vigència del conveni. Si el conveni té una durada de quatre anys, se’n pot acordar una pròrroga per quatre anys addicionals com a màxim o l’extinció. Per tant, els convenis poden tenir una durada màxima de vuit anys, pròrrogues incloses, tret que normativament s’hagi pogut establir un termini superior.
La pròrroga ha de ser sempre expressa, no pot ser tàcita en cap cas.

Qui aprova els convenis?

La iniciativa de subscriure convenis l’ha d’aprovar el Consell de Direcció: «La iniciativa de subscriure convenis correspon tant al personal de la UIB com als òrgans de la UIB i l’aprova el Consell de Direcció» (art. 147.2 dels Estatuts).

Qui autoritza la ratificació i revocació, si escau, dels convenis?

Aquesta competència recau en el Consell de Govern (art. 24.2.24 dels Estatuts).

Es pot signar un conveni si no està ratificat?

Sí, un cop aprovat pel Consell de Direcció, es pot signar el conveni. En cas que el Consell de Govern no el ratifiqui posteriorment, el conveni s’haurà de rescindir i deixarà de tenir efectes.