Convenis i acords marc

Acord específic per dur a terme la primera fase de l’ordenació, catalogació i digitalització de l’Arxiu Històric Municipal entre l’Ajuntament de Campanet i la Universitat de les Illes Balears

Palma, 25 d'octubre de 2016

REUNITS 

D’una banda, la senyora Magdalena Solivellas Mairata, Batllessa de Campanet, com a representant de l’Ajuntament de Campanet, amb CIF P0701200H i domicili a la plaça Major, 24, 07310 Campanet.

I de l’altra, el senyor Llorenç Huguet Rotger, Rector Magnífic de la Universitat de les Illes Balears, com a representant d’aquesta, segons el que estableixen la Llei orgànica 6/2001, de 21 de desembre, d’universitats, modificada per la Llei orgànica 4/2007, de 12 d’abril, i el Decret 64/2010, de 14 de maig, pel qual s’aproven els Estatuts d’aquesta universitat.

Es reconeixen mútuament la capacitat legal suficient per obligar les entitats respectives i

MANIFESTEN 

PRIMER. Que l’Ajuntament de Campanet compta amb un valuós arxiu històric i vol procedir a ordenar-lo, catalogar-lo i digitalitzar-lo, per tal de garantir-ne la preservació i facilitar-ne la consulta als investigadors.

SEGON. Que la UIB, a través del Servei de Biblioteca i Documentació, compta amb els mitjans i l’experiència necessaris en gestió i digitalització d’arxius històrics, i considera de gran interès per a la comunitat universitària l’Arxiu Històric de l’Ajuntament de Campanet com a font de coneixement per als investigadors de la UIB.

CLÀUSULES 

PRIMERA. Objecte

La UIB i l’Ajuntament de Campanet es comprometen a dur a terme l’ordenació, catalogació i digitalització de l’Arxiu Històric de Campanet. La qual cosa es durà a terme en diverses fases a mesura que hi hagi disponibilitat pressupostària per anar-les abordant.

SEGONA. Modalitats de col·laboració

La UIB, a través del Servei de Biblioteca i Documentació, es compromet a dur a terme la primera fase del pla d’ordenació, catalogació i digitalització de l’Arxiu Històric de Campanet, que es concretarà en les accions següents:

  • Identificar els fons i les sèries documentals mitjançant l’anàlisi i la reordenació de les fitxes de descripció existents.
  • Crear el quadre d’organització de fons (QdOF).
  • Dirigir la identificació de la documentació de les capses amb les quals va ser traslladada a la nova ubicació i planificar-ne la ubicació a les prestatgeries.
  • Dirigir l’ordenació i protecció de la documentació dins contenidors adequats: arxivadors de cartó, carpetes i fulls separadors. I la retolació provisional dels contenidors d’acord amb el QdOF.
  • Dirigir i supervisar l’allotjament de la documentació a les noves prestatgeries d’acord amb l’ordenació establerta provisionalment d’acord amb el QdOF.
  • Cedir una llicència d’usuari del programari de gestió d’arxius de la UIB i del manteniment corresponent per un any.
  • Allotjar i preservar la base de dades del programari de gestió d’arxius als servidors de la UIB.
  • Dirigir la catalogació informatitzada al nivell de fons i sèries documentals, mitjançant el programari d’arxius de la UIB, basat en ICA-AtoM.
  • Crear el quadre de classificació de documents (QdCD).
  • Proposar un pla de prioritats de digitalització sobre la base de la necessitat de conservació i de l’interès de difusió dels documents catalogats.

TERCERA

L’Ajuntament de Campanet es compromet a:

  1. Facilitar l’accés del personal tècnic del Servei de Biblioteca i Documentació de la UIB a la documentació de l’arxiu sobre la qual s’ha d’actuar i a les dependències on està ubicada.
  2. Autoritzar el trasllat a la UIB del material documental que s’hagi de digitalitzar durant el temps necessari per dur a terme l’operació.
  3. Contractar a càrrec seu el personal necessari per dur a terme les tasques que es compromet a dirigir i/o supervisar la UIB.
  4. 4Adquirir el material necessari per a l’allotjament de la documentació objecte d’ordenació.
  5. Abonar la quantitat de 5.293,75 euros, IVA inclòs, per finançar les despeses derivades de les tasques descrites a la clàusula segona. El pagament es farà efectiu un cop els serveis administratius de la UIB hagin emès la factura corresponent.

QUARTA. Vigència

El present conveni entrarà en vigor a partir de la data de la signatura i la vigència serà d’un any, renovable automàticament pel mateix període en cas que no es denunciï. La denúncia haurà de realitzar-se amb una antelació de dos mesos respecte a la data inicial prevista de finalització o la de qualsevol de les pròrrogues.

CINQUENA. Règim jurídic

Les qüestions litigioses que sorgeixin de la interpretació, la modificació i el desenvolupament del present conveni i dels efectes que se’n puguin derivar, les resoldrà la comissió de seguiment, integrada, per part de l’Ajuntament de Campanet, pel regidor o regidora amb competències sobre l’Arxiu Històric de Campanet, i per part de la UIB, pel director o directora del Servei de Biblioteca i Documentació, i si les parts no arriben a un acord, sotmetran les qüestions litigioses als òrgans de la jurisdicció competent amb seu a Palma, amb renúncia expressa de qualsevol jurisdicció que els pugui correspondre.

I com a prova de conformitat amb el contingut d’aquest conveni i als efectes oportuns, les parts el signen al lloc i en la data indicats a l’encapçalament.

 

Per l’Ajuntament de Campanet,
Magdalena Solivellas
Batlessa

Per la Universitat de les Illes Balears,
Llorenç Huguet
Rector

Diligència

El present acord marc el va aprovar el Consell de Direcció de data 13 de setembre de 2016 i el va ratificar el Consell de Govern en data 20 de setembre de 2016, de conformitat amb el que estableixen els articles 24.2.24 i 147.2 dels Estatuts de la Universitat de les Illes Balears, aprovats pel Decret 64/2010, de 14 de maig (BOIB núm. 76, de 22 de maig).

Preguntes freqüents sobre convenis

  1. Qui pot proposar la signatura de convenis a la UIB?
  2. A quin òrgan s’han de presentar les propostes de convenis?
  3. Quina documentació s’ha d’adjuntar a la proposta?
  4. Quin és l'òrgan competent per signar convenis a la UIB?
  5. Qui és el representant legal de la UIB?
  6. Diferència entre un acord marc i un conveni específic
  7. Es pot fer un conveni específic sense que s’hagi fet un acord marc prèviament?
  8. Si hi ha obligacions financeres, què caldrà incloure a la proposta de conveni?
  9. Quan es pretengui modificar una o més clàusules d’un conveni, caldrà fer un conveni nou?
  10. Quan es pot modificar un conveni?
  11. Es pot canviar l’objecte inicial del conveni?
  12. Quina vigència ha de tenir un conveni?
  13. Es pot prorrogar un conveni?
  14. Qui aprova els convenis?
  15. Qui autoritza la ratificació i revocació, si escau, dels convenis?
  16. Es pot signar un conveni si no està ratificat?

Qui pot proposar la signatura de convenis a la UIB?

La iniciativa de subscriure convenis correspon tant al personal com als òrgans de la UIB (article 147.2 dels Estatuts).

A quin òrgan s’han de presentar les propostes de convenis?

L’òrgan competent per tramitar convenis és la Secretària General, en virtut del que estableix la Resolució 12718/2018, del dia 10 d’abril, per la qual es fixa una nova distribució de serveis i competències entre els membres del Consell de Direcció (FOU núm. 464):

«g. Dirigir i coordinar les funcions referents a: les publicacions oficials de la universitat (FOU), l’assessorament jurídic i la tramitació dels convenis.»

La Secretaria General s’encarrega de la tramitació (no de l’elaboració) de convenis.

Quina documentació s’ha d’adjuntar a la proposta?

El proponent ha d’enviar la proposta consensuada amb l'altra part a la Secretaria General <secretaria.general@uib.es>. La proposta s’ha de trametre en document Word per correu electrònic. La proposta ha de ser en català si l’entitat o les entitats amb què signam el document estan ubicades a l'àmbit territorial de parla catalana, o en castellà si es tracta d’entitats ubicades en territori espanyol.

Quin és l'òrgan competent per signar convenis a la UIB?

El representant legal de la UIB.

Qui és el representant legal de la UIB?

El representant legal de la UIB és el Rector. El Rector és l'òrgan competent per firmar convenis, perquè té atribuïda la representació de la Universitat (art. 20.1 de la LOU i art. 38 dels Estatuts): el Rector és la màxima autoritat acadèmica i en té la representació.

Diferència entre un acord marc i un conveni específic

A l’acord marc s’estableixen les línies directrius que obliguen les parts; al conveni específic es desenvolupa i especifica alguna o totes les obligacions contingudes en un acord marc.

Es pot fer un conveni específic sense que s’hagi fet un acord marc prèviament?

Sí. Es pot fer un conveni específic quan s’estableixin les obligacions a què es comprometen les parts.
D'acord amb la normativa vigent per la qual es regeixen els convenis (Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic, LRJSP), és necessari que el conveni s’acompanyi d’una memòria justificativa on s’analitzi:

  • La necessitat i oportunitat
  • L’impacte econòmic
  • El caràcter no contractual de l’activitat
  • El compliment del que preveu la llei.

Si hi ha obligacions financeres, què caldrà incloure a la proposta de conveni?

En aquest cas, el conveni ha dur adjunta o ha d’incloure una memòria econòmica en què se n’ha de fer constar cost aproximat, periodicitat i finançament. En cas d’obligacions econòmiques assumides per la Universitat, s’ha d’expressar el concepte pressupostari amb càrrec al qual es finançarà el conveni, i la persona, òrgan o unitat que assumeixi l’obligació de pagament.

Quan es pretengui modificar una o més clàusules d’un conveni, caldrà fer un conveni nou?

No, no serà necessari fer un conveni nou. En aquests casos es farà una addenda o un document administratiu que completi el conveni o l’acord de què es tracti.

Quan es pot modificar un conveni?

Un conveni es pot modificar mentre sigui vigent.

Es pot canviar l’objecte inicial del conveni?

La modificació no pot afectar l’essència del conveni.

Quina vigència ha de tenir un conveni?

La durada del conveni ha de ser concreta, no pot ser indefinida i no pot ser superior a quatre anys, tret que normativament es prevegi un termini superior.

Es pot prorrogar un conveni?

Si és el cas, la pròrroga s’ha d’acordar de forma unànime entre les parts dins el període de vigència del conveni. Si el conveni té una durada de quatre anys, se’n pot acordar una pròrroga per quatre anys addicionals com a màxim o l’extinció. Per tant, els convenis poden tenir una durada màxima de vuit anys, pròrrogues incloses, tret que normativament s’hagi pogut establir un termini superior.
La pròrroga ha de ser sempre expressa, no pot ser tàcita en cap cas.

Qui aprova els convenis?

La iniciativa de subscriure convenis l’ha d’aprovar el Consell de Direcció: «La iniciativa de subscriure convenis correspon tant al personal de la UIB com als òrgans de la UIB i l’aprova el Consell de Direcció» (art. 147.2 dels Estatuts).

Qui autoritza la ratificació i revocació, si escau, dels convenis?

Aquesta competència recau en el Consell de Govern (art. 24.2.24 dels Estatuts).

Es pot signar un conveni si no està ratificat?

Sí, un cop aprovat pel Consell de Direcció, es pot signar el conveni. En cas que el Consell de Govern no el ratifiqui posteriorment, el conveni s’haurà de rescindir i deixarà de tenir efectes.