Convenis i acords marc

Conveni de col·laboració entre la Conselleria de Cultura, Participació i Esports i la Universitat de les Illes Balears per a la cessió temporal d’espais i l’ús compartit de Ca n’Oleo

Palma, 23 de març de 2018

Reunits

D’una banda, la senyora Francesca Tur Riera, consellera de Cultura, Participació i Esports del Govern de les Illes Balears (en endavant, Conselleria), en virtut del Decret 7/2017, de 7 d’abril, de la presidenta de les Illes Balears, pel qual es disposa el nomenament de membres del Govern de les Illes Balears (BOIB núm. 42, de 8 d’abril), i de la Llei 3/2003, de 26 de març, de règim jurídic de l’Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears.

I de l’altra, el senyor Llorenç Huguet Rotger, Rector de la Universitat de les Illes Balears (UIB), nomenat mitjançant el Decret 30/2017, de 9 de juny, com a representant de la UIB segons el que estableixen la Llei orgànica 6/2001, de 21 de desembre, d'universitats, modificada per la Llei orgànica 4/2007, de 12 d’abril, i el Decret 64/2010, de 14 de maig, pel qual s’aproven els Estatuts de l’esmentada universitat, amb domicili a la carretera de Valldemossa, km 7.5, E-07122 Palma (Illes Balears).

Antecedents

  1. El dia 1 d’octubre de 2008 el Govern de les Illes Balears i la UIB varen signar el Protocol general de col·laboració entre ambdues institucions per establir una col·laboració institucional permanent amb finalitat de desenvolupar actuacions que responguin a objectius compartits mitjançant convenis específics.
  2. La Universitat de les Illes Balears és propietària de Ca n’Oleo, edifici situat al carrer de l’Almudaina, 4, de Palma.
  3. La Conselleria d’Educació i Universitat del Govern de les Illes Balears, a través del COFIU (Consorci per al Foment d’Infraestructures Universitàries) va dur a terme l’execució del projecte de reforma de Ca n’Oleo.
  4. La UIB té a la seva disposició l’edifici rehabilitat, pendent d’equipar i de posar en funcionament.
  5. La Conselleria necessita disposar d’un nou espai i ha manifestat a la Universitat interès per ubicar-lo a Ca n’Oleo.
  6. La UIB, que té atribuïda com una de les seves funcions la de donar suport científic i tècnic al desenvolupament cultural, social i econòmic de les Illes Balears, ha expressat a la Conselleria la possibilitat de fer un acord d’ús compartit de l’edifici, atès que la UIB actualment no té la disponibilitat econòmica per fer-se càrrec de les despeses generals i de l’equipament que una infraestructura d’aquestes característiques suposa.
  7. En data 11 de juliol de 2017 el Consell de Direcció de la Universitat va aprovar una proposta de distribució d’espais de Ca n’Oleo entre la UIB, el Consell Social de la UIB i la Conselleria.
  8. En data 27 de juliol la Conselleria va iniciar el procediment per a l’autorització de l’acceptació de la cessió d’ús gratuïta i temporal de diverses dependències de Ca n’Oleo.
  9. En data 2 d’octubre, per Resolució de la consellera d’Hisenda i Administracions Públiques, s’autoritza l’acceptació de la cessió d’ús temporal d’uns espais determinats a Ca n’Oleo (BOIB núm. 123, de 7 d’octubre de 2017); Resolució corregida i publicada al BOIB núm. 5, d’11 de gener de 2018.

Ambdues parts es reconeixen mútuament la capacitat legal necessària per formalitzar aquest conveni, d’acord amb les següents

Clàusules

1. Objecte

Aquest conveni té per objecte establir la col·laboració entre la Conselleria de Cultura, Participació i Esports i la Universitat de les Illes Balears per a l’ús dels espais de Ca n’Oleo, edifici situat al carrer de l’Almudaina, 4, de Palma, propietat de la Universitat.

2. Espais

  1. La Universitat cedeix a la Conselleria l’ús exclusiu dels espais següents:
    1. Planta baixa: 90,12 m²
    2. Planta entresol: 90,46 m²
    3. Planta primera: 252,63 m²
    4. Planta segona: 211,56 m²
  2. Es destinen a ús compartit entre la Universitat i la Conselleria, a més dels espais comuns que són entrada, pati, escales, banys, soterranis i jardins, els següents:
    1. Planta baixa: sala d’actes de 87,83 m²
    2. Planta baixa: consergeria de 20,00 m²
    3. Planta entresol: espai docent de 60,39 m²
    4. Planta primera: sala noble de reunions de 90,38 m²
  3. La Universitat es reserva l’ús dels espais següents:
    1. Planta baixa: espai destinat a cafeteria: 134,4 m²
    2. Planta primera: dos despatxos i espai d’accés per al Consell Social: 56,81 m²

A l’Annex I d’aquest conveni es detallen els plànols de distribució dels espais.

3. Compromisos de les parts

  1. La Conselleria assumeix les despeses de funcionament de l’edifici, això és el subministrament elèctric, d’aigua, de telefonia, neteja, seguretat i vigilància, i el manteniment general de l’edifici i de les seves instal·lacions.
  2. La Conselleria assumeix les despeses de l’equipament necessari per als espais del seu ús exclusiu.
  3. La Conselleria assumeix les despeses d’adquisició de nou equipament de la sala d’actes, de la consergeria de la planta baixa i dels espais compartits de l’entresol, així com del pati i dels espais comuns.
  4. La Universitat posa a disposició la taula de reunions del segon pis de Cas Jai, al campus, per ubicar-la a la sala de reunions de la planta noble de Ca n’Oleo. La Conselleria es compromet a assumir el cost del trasllat i de l’adaptació d’aquest moble, com també les despeses de l’equipament audiovisual, de cortines i de cadires per a aquesta sala.
  5. La Universitat assumeix les despeses d’equipament dels espais que es reserva per al seu ús exclusiu. Així mateix les despeses que suposi la posada en funcionament de l’edifici, el tractament de la fusta d’algunes dependències, la reparació d’humitats i la substitució de rodapeus deteriorats, així com la infraestructura de xarxa de comunicacions.
  6. La Universitat es compromet a posar un auxiliar de serveis que prestarà serveis a l’edifici en el torn de matí.
  7. L’organització de l’ús compartit així com la compra de l’equipament necessari per dotar els espais comuns seran decisions de la comissió mixta de seguiment del conveni.

4. Comissió de seguiment

A fi de resoldre problemes d’interpretació i compliment d’aquest conveni específic, es crea una comissió de seguiment integrada per:

  • El vicerector de la UIB competent en matèria de gestió d’espais o persona que delegui.
  • El director general de Cultura o persona que delegui.
  • La gerent de la UIB o persona que delegui.
  • El secretari general de la Conselleria o persona que delegui.

Aquesta comissió es reunirà per resoldre els temes d’organització d’espais i d’equipament prevists a la clàusula 3.7 i a demanda de qualsevol de les parts quan sigui necessari per a la recerca de solucions als problemes que puguin sorgir.

5. Vigència

Aquest conveni tindrà efectes a partir de la data de lliurament i recepció de l’edifici i es mantindrà vigent durant un període de cinc anys, prorrogable per períodes anuals en les mateixes condicions.

No obstant l’anterior, les parts podran revocar la cessió o renunciar-hi amb un preavís de sis mesos anterior a l’acabament de cada un dels períodes.

6. Responsabilitat patrimonial

Les incidències i/o els desperfectes i/o els accidents que es produeixin com a conseqüència de l’ús dels espais són responsabilitat de l’entitat que en fa ús, Conselleria i UIB segons distribució de la clàusula segona. En cas que es produeixen als espais d’ús compartit, la responsabilitat serà de l’entitat que dugui a terme l’activitat en el moment en què es produeixin.

Com a mostra de conformitat, signam aquest conveni en dos exemplars.

El Rector de la Universitat de les Illes Balears,
Llorenç Huguet

La Consellera de Cultura, Participació i Esports del Govern de les Illes Balears,
Francesca Tur

Diligència

El present conveni el va aprovar el Consell de Direcció de data 19 de desembre de 2017 i el va ratificar el Consell de Govern en data 21 de març de 2018, de conformitat amb el que estableixen els articles 24.2.24 i 147.2 dels Estatuts de la Universitat de les Illes Balears, aprovats pel Decret 64/2010, de 14 de maig (BOIB núm. 76, de 22 de maig).

Preguntes freqüents sobre convenis

  1. Qui pot proposar la signatura de convenis a la UIB?
  2. A quin òrgan s’han de presentar les propostes de convenis?
  3. Quina documentació s’ha d’adjuntar a la proposta?
  4. Quin és l'òrgan competent per signar convenis a la UIB?
  5. Qui és el representant legal de la UIB?
  6. Diferència entre un acord marc i un conveni específic
  7. Es pot fer un conveni específic sense que s’hagi fet un acord marc prèviament?
  8. Si hi ha obligacions financeres, què caldrà incloure a la proposta de conveni?
  9. Quan es pretengui modificar una o més clàusules d’un conveni, caldrà fer un conveni nou?
  10. Quan es pot modificar un conveni?
  11. Es pot canviar l’objecte inicial del conveni?
  12. Quina vigència ha de tenir un conveni?
  13. Es pot prorrogar un conveni?
  14. Qui aprova els convenis?
  15. Qui autoritza la ratificació i revocació, si escau, dels convenis?
  16. Es pot signar un conveni si no està ratificat?

Qui pot proposar la signatura de convenis a la UIB?

La iniciativa de subscriure convenis correspon tant al personal com als òrgans de la UIB (article 147.2 dels Estatuts).

A quin òrgan s’han de presentar les propostes de convenis?

L’òrgan competent per tramitar convenis és la Secretària General, en virtut del que estableix la Resolució 12718/2018, del dia 10 d’abril, per la qual es fixa una nova distribució de serveis i competències entre els membres del Consell de Direcció (FOU núm. 464):

«g. Dirigir i coordinar les funcions referents a: les publicacions oficials de la universitat (FOU), l’assessorament jurídic i la tramitació dels convenis.»

La Secretaria General s’encarrega de la tramitació (no de l’elaboració) de convenis.

Quina documentació s’ha d’adjuntar a la proposta?

El proponent ha d’enviar la proposta consensuada amb l'altra part a la Secretaria General <secretaria.general@uib.es>. La proposta s’ha de trametre en document Word per correu electrònic. La proposta ha de ser en català si l’entitat o les entitats amb què signam el document estan ubicades a l'àmbit territorial de parla catalana, o en castellà si es tracta d’entitats ubicades en territori espanyol.

Quin és l'òrgan competent per signar convenis a la UIB?

El representant legal de la UIB.

Qui és el representant legal de la UIB?

El representant legal de la UIB és el Rector. El Rector és l'òrgan competent per firmar convenis, perquè té atribuïda la representació de la Universitat (art. 20.1 de la LOU i art. 38 dels Estatuts): el Rector és la màxima autoritat acadèmica i en té la representació.

Diferència entre un acord marc i un conveni específic

A l’acord marc s’estableixen les línies directrius que obliguen les parts; al conveni específic es desenvolupa i especifica alguna o totes les obligacions contingudes en un acord marc.

Es pot fer un conveni específic sense que s’hagi fet un acord marc prèviament?

Sí. Es pot fer un conveni específic quan s’estableixin les obligacions a què es comprometen les parts.
D'acord amb la normativa vigent per la qual es regeixen els convenis (Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic, LRJSP), és necessari que el conveni s’acompanyi d’una memòria justificativa on s’analitzi:

  • La necessitat i oportunitat
  • L’impacte econòmic
  • El caràcter no contractual de l’activitat
  • El compliment del que preveu la llei.

Si hi ha obligacions financeres, què caldrà incloure a la proposta de conveni?

En aquest cas, el conveni ha dur adjunta o ha d’incloure una memòria econòmica en què se n’ha de fer constar cost aproximat, periodicitat i finançament. En cas d’obligacions econòmiques assumides per la Universitat, s’ha d’expressar el concepte pressupostari amb càrrec al qual es finançarà el conveni, i la persona, òrgan o unitat que assumeixi l’obligació de pagament.

Quan es pretengui modificar una o més clàusules d’un conveni, caldrà fer un conveni nou?

No, no serà necessari fer un conveni nou. En aquests casos es farà una addenda o un document administratiu que completi el conveni o l’acord de què es tracti.

Quan es pot modificar un conveni?

Un conveni es pot modificar mentre sigui vigent.

Es pot canviar l’objecte inicial del conveni?

La modificació no pot afectar l’essència del conveni.

Quina vigència ha de tenir un conveni?

La durada del conveni ha de ser concreta, no pot ser indefinida i no pot ser superior a quatre anys, tret que normativament es prevegi un termini superior.

Es pot prorrogar un conveni?

Si és el cas, la pròrroga s’ha d’acordar de forma unànime entre les parts dins el període de vigència del conveni. Si el conveni té una durada de quatre anys, se’n pot acordar una pròrroga per quatre anys addicionals com a màxim o l’extinció. Per tant, els convenis poden tenir una durada màxima de vuit anys, pròrrogues incloses, tret que normativament s’hagi pogut establir un termini superior.
La pròrroga ha de ser sempre expressa, no pot ser tàcita en cap cas.

Qui aprova els convenis?

La iniciativa de subscriure convenis l’ha d’aprovar el Consell de Direcció: «La iniciativa de subscriure convenis correspon tant al personal de la UIB com als òrgans de la UIB i l’aprova el Consell de Direcció» (art. 147.2 dels Estatuts).

Qui autoritza la ratificació i revocació, si escau, dels convenis?

Aquesta competència recau en el Consell de Govern (art. 24.2.24 dels Estatuts).

Es pot signar un conveni si no està ratificat?

Sí, un cop aprovat pel Consell de Direcció, es pot signar el conveni. En cas que el Consell de Govern no el ratifiqui posteriorment, el conveni s’haurà de rescindir i deixarà de tenir efectes.